VoIP voor het mkb: kosten, voordelen en overstappen

Wat is VoIP en hoe werkt het?

VoIP staat voor Voice over IP. Gesprekken lopen niet meer over een vaste telefoonlijn of ISDN, maar via je internetverbinding. Je belt met een toestel, een app op je telefoon of direct vanuit je computer. De telefooncentrale staat niet meer in de meterkast, maar in de cloud. Daardoor kun je overal bellen met je zakelijke nummer, zolang je internet hebt. Analoge en ISDN-lijnen verdwijnen, dus voor de meeste bedrijven is overstappen op termijn onvermijdelijk.

Voordelen en nadelen van VoIP voor het mkb

Voordelen: je belt vanaf elke locatie met je zakelijke nummer, je schaalt eenvoudig op of af als je team verandert, je hebt geen eigen centrale of bekabeling meer nodig, en functies als wachtrijen, keuzemenu's, doorschakelingen en voicemail zijn standaard beschikbaar. Ook zijn rapportages over gesprekken en wachttijden eenvoudig op te vragen.

Nadelen: VoIP is afhankelijk van een stabiele internetverbinding en een goed ingericht netwerk. Is dat niet op orde, dan merk je dat in de gespreskwaliteit. Een storing in de internetverbinding raakt ook je telefonie, daarom is een goede back-upverbinding belangrijk. Zie ook onze pagina over zakelijk internet.

Wat kost VoIP? De kostenposten op een rij

De kosten van VoIP verschillen per bedrijf. Dit zijn de onderdelen waar je prijs uit is opgebouwd:

• Abonnement per gebruiker: meestal per maand, afhankelijk van de functies die je kiest.
• Nummers: vaste nummers, nummerreeksen en eventueel extra nummers per afdeling.
• Belminuten: sommige aanbieders rekenen een vast bundelbedrag, andere rekenen per minuut, vooral voor mobiel en buitenland.
• Toestellen en headsets: je kunt je eigen telefoon of computer gebruiken, of kiezen voor vaste toestellen.
• Eenmalige kosten: installatie, configuratie en het overzetten van nummers.
• Beheer en support: wie lost problemen op en hoe snel.

Vergelijk offertes altijd op deze onderdelen, niet alleen op de prijs per gebruiker. Meer over hoe prijsmodellen in IT werken lees je in ons artikel Wat kost IT beheer voor het mkb?.

VoIP of Microsoft Teams telefonie?

Gebruik je al Microsoft 365, dan kun je ook bellen vanuit Teams. Je belt dan met je zakelijke nummer vanuit dezelfde omgeving als waar je chat en vergadert. Dat scheelt een extra applicatie. Een klassieke VoIP-centrale is vaak handiger als je veel telefoonverkeer hebt, een receptie of een callcenter-achtige werkwijze. Veel bedrijven combineren beide. Lees meer over Microsoft 365 beheer.

Wat heb je nodig voor VoIP?

• Een stabiele internetverbinding met voldoende capaciteit, liefst met een back-up.
• Een netwerk dat gespreksverkeer voorrang geeft (QoS) en een goed ingestelde router en switch.
• Toestellen, headsets of de app op laptop en smartphone.
• Een beheerde omgeving, zodat wijzigingen, nieuwe medewerkers en storingen snel worden opgelost. Dit past binnen IT beheer.

Kun je je nummer behouden bij overstappen?

Ja. Je hebt in Nederland recht op nummerbehoud. Je vaste nummer wordt overgezet naar de nieuwe aanbieder. Plan de overstap zorgvuldig, zodat je geen moment onbereikbaar bent. Een goede aanbieder regelt de portering voor je en stemt het tijdstip met je af.

Overstappen naar VoIP in 5 stappen

1. Inventariseer wat je nu hebt: nummers, toestellen, wachtrijen, keuzemenu's en doorschakelingen.
2. Controleer je internetverbinding en netwerk en pas ze aan waar nodig.
3. Kies de oplossing (cloud telefooncentrale, Teams of een combinatie) en stel de gewenste functies vast.
4. Laat de nummers overzetten en test alles voor de definitieve overgang.
5. Train je medewerkers kort en regel afspraken over beheer en support.

Checklist: waar let je op bij een VoIP-aanbieder?

• Hoe is de gespreskwaliteit en betrouwbaarheid geborgd?
• Wat is er nodig aan internet en netwerk, en wie regelt dat?
• Is nummerbehoud inbegrepen?
• Wat zijn de contractduur en opzegtermijn?
• Hoe snel krijg je hulp bij storingen en met wie praat je?
• Past telefonie bij de rest van je IT (Microsoft 365, netwerk, beveiliging)?

Wil je weten wat VoIP voor jouw organisatie betekent? Bekijk onze pagina over zakelijke VoIP telefonie of plan een gratis IT Security Scan. Heb je kantoren in de regio, kijk dan ook bij VoIP in Weert, Amsterdam, Rotterdam, Roosendaal of Dordrecht.